Ressource Centrale

Réservez simplement une réunion dans Outlook®, recherchez les salles et les ressources disponibles et commandez des services de restauration ainsi que de nombreux autres services en quelques clics. Il n’est pas nécessaire de traiter manuellement les modifications/annulations, ni de travailler avec plusieurs logiciels pour commander des services associés ou encore créer des affectations et des factures internes, car Resource Central s’intègre parfaitement au système ERP.

Réserver une salle de réunion

En utilisant l’interface intuitive et conviviale, vous pouvez trouver rapidement la salle idéale ou une autre ressource, quel que soit l’emplacement. Resource Central est un outil complet pour planifier des réunions et conférences avec Office 365, Microsoft Outlook® et Exchange. Son utilisation réduit le coût de vos réunions et permets à vos employés de consacrer leur temps à d’autres taches. Il améliore le niveau de service et d’efficacité – un excellent retour sur investissement assuré.

Organiser la restauration, l’équipement technique et autres ressources

Il est rare qu’une salle de réunion soit réservée seule. Complétez la planification de vos réunions en y ajoutant des services complémentaires tels que des places de parking, des boissons et des repas, une infrastructure informatique (projecteurs, ordinateurs portables, etc.) et d’autres services, personnalisables pour chaque emplacement. Concevez vos bons de commande selon vos besoins. Les modifications et annulations sont traitées et transmises automatiquement aux participants et vos prestataires internes et externes. Cela représente un gain de temps considérable et réduit les erreurs dans le processus.

Accès indépendant – organiser une réunion à tout moment et n’importe où

Accédez à votre calendrier à tout moment, quel que soit les appareils et navigateurs. Avec l’application web de Recource Central, vous pouvez gérer des réunions et autres ressources, ainsi que les participants à l’aide de votre smartphone, tablette ou tout autre appareil connecté à internet. Vous n’avez pas besoin d’un Outlook®-Client.

Améliorer le service client avec le système de gestion des visiteurs

Avec Resource Central les badges visiteurs et les notifications par e-mail peuvent être créés automatiquement. Cela vous laisse plus de temps pour être avec vos clients. L’enregistrement des clients se fait plus rapidement (code barre ou self-enregistrement) et vous aviez une vision plus rapide des participants présents. Dans des halles non surveillés ou des espaces d’accueil très fréquentés vous pouvez installer des bornes pour le self-checking (demande un support adapté) afin de libérer la réception. L’organisateur est automatiquement informé des arrives et vous pouvez diriger les participants directement vers le lieu de la réunion.

Système d’affichage d’informations numériques

Améliorez le flux d’informations et les conseils pour vos invites. Avec la solution Digital Sign Services, les réservations sont automatiquement transférées sur les écrans d’information. Qu’il s’agisse d’un aperçu complet dans la zone d’entrée, par étage ou directement en tant que ‘affichage devant la salle de réunion.

Rapports standards intégrés

Resource Central vous fournit des statistiques et des évaluations détaillées de l’utilisation, du temps d’occupations et de l’économie de vos espaces et ressources. Il vous faut des analyses spécifiques – nous les créons sur mesure pour vous.

Autres caracéristiques de Recourse Central

Affichez et réservez les salles de conférence, les espaces et les Hot-desk disponibles
Complétez tous les changements et annulations avec Resource Central
Aperçu rapide de toutes les salles de réunion avec leurs disponibilités et les informations importants comme la capacité maximale, le temps tampon entre les meetings, l’équipements techniques, catering
Interface utilisateur intuitive et conviviale pour les organisateurs de réunions et les fournisseurs de services
Affichage de la disponibilité de tous les participants internes à la réunion
Resource Central gère des réunions récurrentes et d’autres réservations complexes
Utilisation optimisée de vos lieux de travail par la planification et la réservation
Envoi automatique de confirmations de commande à tous les organisateurs de réunions, fournisseurs et prestataires internes et externes, etc
Nommez un ou plusieurs administrateurs
Commandez la technologie audio/vidéo et d’autres services dans votre calendrier Outlook®.
Réduit la charge de travail et améliore la communication interne
Affichage des réservations et des commandes dans un module d’administration séparé
Analyse de l’utilisation des salles et des lieux de travail avec rapport de la sur-utilisation et/ou sous-utilisation des ressources
Utilisez un rapport standard pour l’analyse des ressources ou créez un rapport personnalisé adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise
Générateur de rapports basé sur Microsoft Reporting Services
Impression de badges pour les visiteurs pour une inscription rapide et une orientation des participants vers la salle de meeting
Disponible en plus de 15 langues
Supprimer la fonction pour les données confidentielles afin de se conformer aux lignes directrices internationales en matière de protection des données (p. ex. conformité DU GDPR)